Zahnärztliche Abrechnung Extern –
so sichern Sie eine fehlerfreie Abrechnung
Nachdem das individuelle Heilverfahren beendet und die optimale Versorgung des Patienten abgeschlossen wurde, kommt der zahnärztlichen Abrechnung eine besondere Aufmerksamkeit zu. Doch wie werden die Leistungen korrekt abgerechnet?
Nur mit einem umfangreichen Fachwissen ist sichergestellt, dass sämtliche Besonderheiten berücksichtigt werden und die Abrechnung fehlerfrei erfolgt. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Informationen zur internen Abrechnung als Zahnarzt und externen Abrechnungsdiensten zusammengefasst und Wege aufgezeigt, wie die zahnärztliche Abrechnung optimiert und vereinfacht werden kann. Neben einer internen Abrechnungssoftware kommt die Beauftragung einer externen Abrechnungshilfe oder -stelle infrage.
Interne Abrechnung oder zahnärztliche Abrechnung extern
Bei dem Thema Zahnarzt Abrechnung stellt sich die zentrale Frage, wer mit der Fakturierung betraut wird. Ob BEMA, GOZ, GOÄ, BEL II oder BEB 97, es ist immer hilfreich, auf eine erfahrene Kraft zurückzugreifen. Die Zahnarzt Abrechnung kann intern mit zmv, aber auch extern mit einem Abrechnungsservice erfolgen.
Die Zahnarzt Abrechnung wird oftmals von einer zahnmedizinischen Verwaltungsassistentin mithilfe eines Punktesystems. zusammengestellt.
Abrechnungshilfe, Abrechnungsbüro, Abrechnungsstelle: wer macht eigentlich was?
| Externe Abrechnung | Interne Abrechnung |
|---|---|
| Abrechnungsstelle / privatärztliche Verrechnungsstelle | Festangestellte Abrechnungshilfe |
| Selbständige Abrechnungshelferin / Abrechnungsbüro |
Da die Praxiseinnahmen eine wichtige Säule für den gesamten Praxisbetrieb sind, sollte der Zahnarzt Abrechnung eine besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden.
Vor- und Nachteile einer internen Abrechnungsmanagerin zfa/zmv
Eine festangestellte Abrechnungsmanagerin kann in Vollzeit oder Teilzeit beschäftigt werden und neben der Honorarabrechnung bei Bedarf noch weitere Aufgaben wie allgemeine Rezeptions- bzw. Praxistätigkeiten übernehmen. Zu den Vorteilen einer internen Abrechnung zählt, dass der Zahnarzt vollen Zugriff auf sämtliche Daten sowie Rechnungen hat und durch den direkten Kontakt zur Abrechnungshilfe jederzeit einen guten Überblick über eingehende und ausbleibende Zahlungen erhalten kann.
Wenn Patienten nach der Einreichung einer Rechnung bei ihrer PKV zu klärende Rückfragen gestellt bekommen, schätzen Sie einen direkten Ansprechpartner, der bei dem Anliegen weiterhelfen kann. Eine eigene, festangestellte Abrechnungsunterstützung festigt die Bindung zur Zahnarztpraxis und vermittelt Kompetenz in sämtlichen Belangen. Das Team tritt als patientenfreundliche und familiär geprägte Einheit in Erscheinung.
Da die interne Abrechnungshelferin im Gegensatz zu externen Abrechnungsservice nur in einer Praxis arbeitet, ist sie bestens mit der vom Arzt gewählten Abrechnungssoftware vertraut. Dies schafft auf Dauer eine zeitsparende Routine, reduziert Abrechnungsfehler und ermöglicht einen souveränen Umgang mit Patienten.
- Unabhängig vom Abrechnungsumfang ist ein Festgehalt mit Lohnnebenkosten zu berücksichtigen
- Ausfall bei Krankheit, Urlaub, Weiterbildungsmaßnahmen oder Fluktuation
- Die Organisation eines Ausfallersatzes ist zeit- und geldintensiv
- Zusätzliche Kosten für Fort- und Weiterbildung (u.a. neue Richtlinien, Abrechnungssoftware)
- Fortbildungsmaßnahmen können ganz ausfallen oder unregelmäßig stattfinden, sodass die Abrechnungshilfe unter Umständen nicht auf dem neusten Stand ist
- Eine zu sanfte Haltung bei Zahlungsaufforderungen oder Mahnungen ist denkbar
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Kosten einer festangestellten Abrechnungshelferin
Die Kosten einer festangestellten Abrechnungshelferin hängen unter anderem von der Praxisgröße ab. Bei der nachfolgenden Beispielrechnung gehen wir davon aus, dass die praxisinterne Abrechnung rund 3 Stunden pro Tag in Anspruch nimmt (somit 15 Arbeitsstunden pro Woche). Sonstige Praxisarbeiten und die Mitarbeit an der Rezeption füllen die weiteren 25 Stunden der 40-Stunden-Woche auf.
| festangestellte Abrechnungshelferin | jährliche Kosten |
|---|---|
| Gehalt | 30.000 € |
| Sozialabgaben (ca. 25 %) | 7.500 € |
| Zwischensumme | 37.500 € |
| Ausfall (ca. 20% wegen Urlaub, Krankheit, Schwangerschaft) | 7.500 € |
| Summe | 45.000 € |
Vor- und Nachteile zahnärztliche Abrechnung extern
Zu den Hauptgründen, die für einen externen Abrechnungsdienst sprechen, zählt ein deutlicher Gewinn an Flexibilität. Weder ist ein festes Monatsgehalt zu zahlen, noch muss ein urlaubs- oder krankheitsbedingter Arbeitsausfall ausgeglichen werden. Allein die Ausfallkosten belaufen sich durchschnittlich auf 20 % des Jahresgehaltes. Bei einer externen Abrechnungshilfe sind derartige Positionen nicht zu veranschlagen.
Diese Vorteile bietet eine externe Abrechnung:
- Sicherheit in der Abrechnung
- Honorarsicherheit durch konzentrierten Blick auf Ihre Abrechnung
- Verfügbarkeit rund um das Jahr
- keine Ausfälle wegen Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft
- Kein Stillstand in der Abrechnung bei Urlaub, Krankheit oder Schwangerschaft
- Qualifiziertes Personal (idealerweise ZMV) mit kontinuierlicher Fortbildung
- regelmäßige Fortbildungen ohne Praxisausfall
- Kenntnis aktueller Richtlinien und Gesetzesänderungen
- Beratend und unterstützend bei Patientenfragen
- Unabhängigkeit und die Möglichkeit eines Back-Ups bei internen Ausfällen
- Gebühren sind sozialabgabenfrei und steuerlich absetzbar
- mehr Flexibilität, da Personalkosten eingespart werden können / keine Monatsgehälter gezahlt werden müssen
- Kompetenz in allen gängigen Praxissoftwaresystemen
- Zeitnahe und lückenlose Abrechnung
- Ideengeber für Praxisoptimierungen
- Beratend in der Optimierung der Dokumentation
- Objektiver Berater für den Praxisinhaber und mögliche Vertrauensperson
- Flexibilität durch mehrere Personen des externen Unternehmens, die mit Ihren Praxisgegebenheiten vertraut sind
Es ist zu berücksichtigen, dass die Kosten einer externen Abrechnungsgesellschaft variieren können. Zu den kostenbeeinflussenden Faktoren zählen:
- Anzahl der Behandler
- Patientenaufkommen
- Eigenlabor
Hinweis: Es kann sich lohnen, bei der externen Abrechnungsanbieter nach Beispielen und bisherigen Erfahrungswerten zu fragen.
Die nachfolgenden Nachteile sind zu nennen:
- Verlust von Know-how und Personal
- möglicherweise Abhängigkeit von einem Anbieter
- keine Nähe zum Patienten
- tiefgreifende Einschnitte in bestehende Strukturen und eventuell Unruhe in der Belegschaft
- Möglichkeit, dass Betriebsgeheimnisse nicht gewahrt werden
- steigender Koordinationsaufwand, insbesondere in der Logistik
- Kein Teamgefühl
Kosten für eine externe Abrechnung in Kombination mit festangestellter Mitarbeiterin
Durchaus überwiegen die Gründe, die für eine externe zahnmedizinische Abrechnung sprechen. Allerdings stellt sich die Frage, ob sich die Kombination aus externer Abrechnung und festangestellter Mitarbeiterin für die Rezeption rechnet.
| externer Abrechnungsservice Zahnarzt | 20 Stunden / Monat | jährliche Kosten |
|---|---|---|
|
Stundenlohn selbständige zmv (55 €) |
1.100 € | 13.200 € |
| MwSt. 19 % | 209 € | 2.508 € |
| Summe | 1.309 € | 15.708 € |
Dem Ergebnis sind die Ausgaben für die Mitarbeiterin hinzuzurechnen, die ausschließlich an der Rezeption eingesetzt wird:
| festangestellte Mitarbeiterin (ca. 25 Stunden / Woche) | 20 Stunden / Monat |
|---|---|
| Gehalt | 11.250 € |
| Sozialabgaben (ca. 25 %) | 2.812 € |
| Zwischensumme | 14.062 € |
| Ausfall (wg. Krankheit, Urlaub, Schwangerschaft (ca. 20 %) | 2.812 € |
| Summe | 16.874 € |
Die Kombination aus externer Abrechnungshilfe und festangestellter Mitarbeiterin für die Rezeption ergibt eine rechnerische Gesamtsumme von:
15.708 € + 16.874 € = 32.582 €
Der Vergleich mit einer internen Abrechnungshilfe, die im Rahmen einer 30-Stunden-Woche sowohl die Abrechnung als auch allgemeine Praxisarbeiten übernimmt, bringt folgende Differenz zu Tage:
45.000 € – 32.582 € = 12.418 € (Kostenersparnis)
Sind die Leistungen eines externen Abrechnungsservices qualitativ hochwertiger?
Da verschiedenen Faktoren wie fachlicher Kompetenz und Erfahrung eine Bedeutung zukommt, kann die Frage nicht pauschal beantwortet werden. Eine interne Abrechnungshilfe kann dieselbe Qualifikation aufweisen wie eine selbständig tätige Abrechnungshelferin. Allerdings führt die Spezialisierung im Regelfall dazu, dass sich externe Abrechnungskräfte intensiver fortbilden und ein weitergehendes Fortbildungsangebot nutzen können.
Sobald eine zahnärztliche Abrechnungsgesellschaft gewählt wird, stellt das Unternehmen eine umfassende und zeitgemäße Aus- und Fortbildung sicher. Zudem wird ein Ausfall, zum Beispiel wegen Krankheit, von der zahnärztlichen Abrechnungsgesellschaft kostenneutral ausgeglichen.
Zu den weiteren Vorteilen eines externen Abrechnungsservices bzw. Abrechnungsbüros zählt, dass eine hohe, gebündelte Kompetenz besteht. Zahnarztabrechnungsspezialisten wissen professionell auf alle Patientenbelange zu reagieren. Zum einen können sich der Arzt und das Praxisteam inhaltlich von dem Thema Abrechnung distanzieren, zum anderen kann bei Fragen zu Rechnungen auf den beauftragten Abrechnungsservice verwiesen werden.
Externer Abrechnungsservice: Abrechnungsstelle / die PVS- Abrechnung
Wer der tatsächlichen Patientenbehandlung die oberste Priorität einräumt und gleichzeitig einen besonderen Wert auf eine wirtschaftlich geführte Zahnarztpraxis legt, entscheidet sich im Regelfall für eine klassische zahnärztliche Abrechnung. Die obenstehenden Gründe, die für eine externe Abrechnung sprechen, entfalten dort ihre volle Wirkung. Sie als Zahnarzt gewinnen vor allen Dingen eines: kostbare Zeit.
Die Zahnarztpraxis muss keine Zeit für das Schreiben von Rechnungen, Erinnerungsschreiben und Mahnungen aufwenden. Zudem müssen die Eingangszahlungen nicht fortlaufend kontrolliert werden. Gerichtliche Mahnverfahren binden Kapazitäten, die an anderer Stelle benötigt werden. Mit einer externen Abrechnungsstelle können Sie und Ihr Praxisteam sich auf andere Kernaufgaben konzentrieren.
Zahnärztliche Abrechnung ohne Vorkenntnisse?
Wie oben angedeutet und die Wichtigkeit dieser Position dargestellt, sollte die Ausübung der Abrechnungskraft für Zahnarzt durchdacht sein, daher ist es wohl ratsam, so lange
- zahnärztliche abrechnungen übungen durchzuspielen,
- kzv online fortbildung zu besuchen,
- auch erst mal zahnärztliche abrechnung für anfänger pdf zu downloaden
und abzuarbeiten. So werden sie von einer zahnärztlichen abrechnung für anfänger , schnell zu einer tüchtigen abrechnungshilfe für den Zahnarzt.
Möglicherweise steht Ihnen auch die Möglichkeit zu, direkt eine Fortbildung zur zahnmedizinischen Verwaltungssassitentin zu werden.
Fazit: interne und externe Abrechnungsmanager sind die gewinnträchtigste Lösung
Bei Zahn Kumpan liegt unser Fokus auf „Mehr Zeit für Zahnärzte“. Von dieser Prämisse ausgegangen ist es am besten zu Beginn einen externen Abrechnungsdienst in Anspruch zu nehmen.
Jedoch wenn Sie bereits eine Praxis mit >2 Zahnärzten und mindestens >3 Assistenten sind, dann lohnt sich der Ausbau einer internen Stelle.
Die Entscheidung, in welcher Form die zahnmedizinische Abrechnung erfolgen soll, steht jedem Zahnarzt frei. Zum einen kann eine interne Abrechnung mit einer festangestellten Mitarbeiterin, am besten ist eine eigenständige zmv geeignet, gewählt werden, zum anderen ist die Beauftragung eines externen Abrechnungsservices möglich. Als externe Stelle kommt eine selbstständige ZMV, Abrechnungshilfe, ein Abrechnungsservice oder eine Abrechnungsstelle in Betracht.
Sobald die Entscheidung aus guten Gründen auf ein externes Modell fällt, stellt die externe Abrechnungsstelle im Regelfall die beste Wahl dar. Die umfangreiche Absicherung, der umfassende Komplettservice und die überzeugenden Konditionen sprechen für die Nutzung dieser Option.
Häufige Fragen beim Thema Externe Abrechnung Zahnarzt
Wie finde ich die passende Abrechnungsstelle für meine Zahnarztpraxis?
Zahlreiche Abrechnungsdienstleister haben intransparente Konditionen, die die Auswahl eines geeigneten Partners erschweren. Mit dem kostenlosen Abrechnungsstellen-Vergleich können zahlreiche Anbieter auf Knopfdruck miteinander verglichen werden. Nur wenige Angaben sind erforderlich und Sie finden die für Ihre Situation passende Abrechnungsstelle.
Wie schnell findet die Auszahlung der Honorare statt?
Die Auszahlung der Honorare an Sie als Zahnarzt hängt maßgeblich vom jeweiligen Tarif ab. Bei dem im zahnärztlichen Bereich weit verbreitete Factoring ist eine Kombination aus Honorarabrechnung und Vorfinanzierung üblich. Noch bevor der Patient den Rechnungsbetrag an den Abrechnungsdienstleister überwiesen hat, erhalten Sie das Ihnen zustehende Honorar. Dies erhöht die Liquidität und schafft Planungssicherheit. Die folgenden Zeiträume sind bei Auszahlungen geläufig:
- sofort
- binnen 14 Tagen
- binnen 30 Tagen
Allerdings gibt es zahlreiche Tarife mit anderen Auszahlungskonditionen.
Wer trägt bei der Abrechnung das potenzielle Ausfallrisiko?
Bei privatärztlichen Verrechnungsstellen stehen Ihnen verschiedene Abrechnungsformen zur Auswahl. Sowohl bei der Honorarabrechnung als auch bei der Honorarabrechnung mit Vorfinanzierung (unechtes Factoring) besteht bei Nichtzahlung einer Patientenrechnung ein Ausfallrisiko.
Im zahnärztlichen Bereich ist jedoch das echte Factoring üblich. Beim Factoring wird die Zahlungsausfall-Lücke geschlossen und das sogenannte Delkredererisiko aufgefangen. Das Ausfallrisiko geht auf den Factor (Abrechnungsunternehmen) über, sodass eventuelle Zahlungsausfälle nicht zu Ihren Lasten gehen. Wer einen umfassenden Schutz vor Liquiditätseinbußen erhalten möchte, setzt bei der Auswahl der Abrechnungsstelle auf Tarife mit Factoring.
Welcher Abrechnungsservice passt zu mir?
- meinebfs
- As abrechnungsstelle
- optadata.de
- dent-as
Genauere Informationen folgen im externen Abrechnungsservice Vergleich. Dieser wird in April 2023 erstellt.
Kennen Sie den Vergleich bei
"Steuerberater für Zahnärzte" schon?
Quellenverweis:
Cover image – mikhail-nilov-6963841 © Pexels
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