QM Zahnarztpraxis – vom QM Handbuch bis hin zu Arbeitsanweisungen
Es ist klar, dass Sie als Zahnarzt zwar kein Jura studiert haben, jedoch sich trotzdem mit dem Thema Strahlenschutzverordnung, DSGVO, UWG, Hygienemaßnahmen beschäftigen müssen. Was spricht dagegen, digital Abhilfe zu schaffen.
Wer seinen Patienten die beste zahnärztliche Erfahrung bieten möchte, kommt an dem Thema Qualitätsmanagement (QM) nicht vorbei. Mit den richtigen Methoden und Instrumenten können Schwächen erkannt und Stärken gefördert werden. Das Resultat sind zufrieden lächelnde Patienten, positive Weiterempfehlungen und in der Folge neue Patienten sowie gute Umsatzzahlen. In diesem Beitrag erfahren Sie alles Wichtige, um ein effizientes QM in Ihrer Zahnarztpraxis zu etablieren.
Warum ist QM in der Zahnarztpraxis wichtig?
Viele verbinden die Wortkombination Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis zunächst mit einem bürokratischen Aufwand, doch wird diese Betrachtung dem hohen Nutzen einfach nicht gerecht. Richtig verstanden und umgesetzt, hilft QM
- Sämtliche Leistungen konsequent auf die Bedürfnisse der Patienten auszurichten,
- Die Organisation sowie Abläufe in der Zahnarztpraxis zu optimieren und
- Fehlerquellen zu beseitigen.
- Zufriedene Patienten, ein gutes Arbeitsklima in der Praxis und letztlich wirtschaftlicher Erfolg sind das Resultat. Vor allem ist QM ein strategisches Instrument, um adäquat auf stetige Marktveränderungen und den steigenden Konkurrenzdruck reagieren zu können.
Was bedeutet QM in der Zahnarztpraxis?
Die Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses über grundsätzliche Anforderungen an ein einrichtungsinternes Qualitätsmanagement in der vertragszahnärztlichen Versorgung (Qualitätsmanagement-Richtlinie vertragszahnärztliche Versorgung) definiert den Begriff des Qualitätsmanagements und die Ziele.
Nach § 1 der Qualitätsmanagement-Richtlinie ist unter QM die systematische sowie kontinuierliche Durchführung von Maßnahmen zu verstehen, die der Qualitätsförderung und -verbesserung dienen. Das regelmäßige Überprüfen, Dokumentieren und gegebenenfalls Anpassen von Arbeitsabläufen, der Organisation und Ergebnissen ist die Voraussetzung für ein effizientes Qualitätsmanagement.
Sowohl für die Praxisleitung als auch für die Praxismitarbeiter und die Patienten muss das QM hilfreich, nützlich und unbürokratisch sein. Darüber hinaus soll stets die Zufriedenheit der Patienten und des Praxisteams gesteigert werden.
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Welche Grundelemente gehören ins QM System Handbuch?
Zu den Grundelementen eines QM System in der Zahnarztpraxis zählen:
- Erfassung sowie Bewertung des IST-Zustandes,
- Festlegung von Zielen,
- Beschreibung von Verantwortlichkeiten und Prozessen,
- Ausbildung sowie Anleitung sämtlicher Beteiligten,
- Realisierung von Änderungsmaßnahmen,
- wiederholte Erfassung des IST-Zustandes und
- praxisinternes Feedback zu der Wirksamkeit der QM-Maßnahmen.
Bei der Einführung des einrichtungsinternen Qualitätsmanagements können Vertragszahnärzte entweder auf vorhandene QM-Systeme zurückgreifen oder ein eigenes QM-System einsetzen. Wichtig ist, dass das in der Zahnarztpraxis eingesetzte System alle aufgeführten Grundelemente enthält. Heutzutage sind spezielle QM-Tools für Zahnärzte verfügbar, die die dentale Qualitätssicherung erheblich vereinfachen.
Da auch käuflich zu erwerbende QM-Systeme fachliche Defizite aufweisen oder weit über das notwendige Ziel hinausschießen können, sollte vor dem Erwerb eine schriftliche Zusicherung der Konformität mit den G-BA-Anforderungen eingeholt werden.
Zahnärzte, die für ihre Zahnarztpraxis ein individuelles QM etablieren möchten, können auf Handbücher bzw. Veröffentlichungen ihrer Kammern oder KZV´en zurückgreifen. Äußerst hilfreich sind Fortbildungen, die sich mit der Entwicklung eines eigenen QMs beschäftigen (z.B. QM Fortbildung ZFA).
Sie interessieren sich für die Digitalisierung von Prozessen und effizienteres Arbeiten in der Zahnarztpraxis? Lesen Sie gern unseren Beitrag Digitale Zahnarztpraxis – gemeinsam ins 21. Jahrhundert.
Welche Instrumente und Methoden können genutzt werden?
Grundsätzlich sind alle Praxisabläufe auf die gesetzlichen sowie vertraglichen Rahmenbedingungen auszurichten. Demnach unter anderem auf die allgemeinen Behandlungsrichtlinien, KFO-Richtlinien, IP-Richtlinien, FU-Richtlinien, ZE-Richtlinien, Röntgenverordnung, Festzuschuss-Richtlinien, Bundesmantelverträge BMV-Z / EKV-Z sowie die Vorgaben zum Datenschutz und zu den Hygienemaßnahmen.
Die folgenden Methoden und Instrumente kommen in Betracht:
- Checklisten für organisatorische Arbeitsabläufe
- Prozess- und Ablaufbeschreibungen
- Schnittstellenmanagement
- Risikomanagement
- Patienteninformation und Aufklärung
- Patientenbefragungen
- Arzneimitteltherapiesicherheit
- Schmerzmanagement
- Fehlermanagement und Fehlermeldesysteme
- Beschwerdemanagement
- Teambesprechungen
- Mitarbeiterbefragungen
- Fortbildungs- und Schulungsmaßnahmen
- Maßnahmen zur Vermeidung von Stürzen bzw. Sturzfolgen
- Notfallmanagement
- Hygienemanagement
- Dokumentation
Wer eine QM Zahnarztpraxis Checkliste erstellen möchte, kann mit wenigen Schritten passende Vorlagen im Internet finden. Mitunter die Suchanfrage „Checklisten QM Vorlagen Zahnarztpraxis“ führt zu entsprechenden Ergebnissen.
Definition von Zielen
Bei der Entwicklung eines praxisinternen Qualitätsmanagements kommt der Zielorientierung eine besondere Bedeutung zu. Im Allgemeinen werden Qualitätsziele für die zutreffenden Ebenen und Bereiche der Zahnarztpraxis festgelegt. Zum Beispiel die folgenden Zielkategorien sind anzustreben:
- Zeiteinsparung als Ergebnis optimierter Arbeitsabläufe sowie Prozesse
- Patientenzufriedenheit als Ergebnis einer vollständig wissenschaftlich fundierten zahnmedizinischen Betreuung
- Qualität als Ergebnis der bedingungslosen Erfüllung der festgelegten Anforderungen
- Kosteneinsparungen als Ergebnis der Professionalität der Mitarbeiter
Unbedingt sollte ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass die Definition von Zielen nicht ausschließlich dazu dient, die Anforderungen des Gesetzgebers zu erfüllen. Vielmehr sollte das Gesamtziel ins Auge gefasst werden. Eines der übergeordneten Ziele des Qualitätsmanagements ist, die Zahnarztpraxis zukunftssicher zu positionieren und langfristig erfolgreich zu sein.
Wie implementiere ich ein QM System in meiner Zahnarztpraxis?
Die Erhebung und Bewertung des IST-Zustandes ist ein wichtiger Faktor bei der Implementierung eines QM Systems. Allerdings stellt sich dies für Unkundige im Regelfall als Problem heraus, da der Praxisbetrieb ja bislang “mehr oder weniger” funktionierte. Viele Zahnärzte stellen sich die Frage, welcher IST-Zustand denn nun zu erheben ist. Schließlich gibt es in den unterschiedlichen Bereichen eine Vielzahl von Zuständen.
Zunächst sollte damit begonnen werden, die verschiedenen Bereiche mit Prioritäten zu belegen. Im Anschluss sind die Bereiche mit der höchsten Priorität selbstkritisch zu analysieren. Dabei sollte die Frage beantwortet werden, ob es dort in der Vergangenheit häufiger zu Problemen bei den Abläufen kam.
Als einfache Beispiele sind zu nennen:
- Eine konservative Behandlung konnte nicht zum Abschluss gebracht werden, da der Vorrat an erforderlichen Füllungsmaterialien bereits erschöpft war. Der Patient konnte lediglich provisorisch versorgt und ein weiterer Behandlungstermin musste vereinbart werden.
Resultat: Zum einen entstehen unnötige Kosten für einen weiteren Behandlungstermin, zum anderen werden wertvolle Terminressourcen aufgebraucht. Darüber hinaus ist der Patient mit einem solchen Behandlungsverlauf äußerst unzufrieden.
- Ein Patient benötigt die Fotokopie einer Rechnung, doch ist der Vorrat an Kopierpapier aufgebraucht. Daher wird dem Patienten die gewünschte Kopie erst im Nachgang per Post zugesandt – selbstverständlich schnellstmöglich.
Resultat: Es entstehen vermeidbare Kosten für den Briefumschlag, das Briefporto sowie die erforderliche Bearbeitung der Versendung. Zwar konnte dem Patienten weitergeholfen werden, doch erhöht ein solcher Ablauf nicht unbedingt die Zufriedenheit des Praxisteams.
Beide Beispiele haben eine andere Wertigkeit im Ergebnis, doch verdeutlichen sie die strukturelle Anfälligkeit des Warenwirtschaftssystems einer Zahnarztpraxis. Sollte es in der Vergangenheit wiederholt zu vergleichbaren Vorfällen gekommen sein, ist das Warenwirtschaftssystem bei der Erhebung und Bewertung des Ist-Zustandes hoch zu priorisieren. Sind nur gelegentlich Vorkommnisse ähnlich dem 2. Beispiel festzustellen, darf die Betrachtung des Warenwirtschaftssystems weiter hinten angestellt werden. Solche Zustände wirken sich nicht auf die Ausübung der Zahnheilkunde und die dortigen Ergebnisse aus, sind jedoch mit wirtschaftlichen Nachteilen verbunden.
Bei der Erfassung und Analyse des IST-Zustandes sollten nur so viele Bereiche ausgewählt werden, wie in dem selbst definierten Zeitraum abgearbeitet werden können. Nur in seltenen Ausnahmefällen ist es sinnvoll, sämtliche Bereiche auf einmal zu überprüfen.
Fazit – QM sichert langfristigen Erfolg
Durchaus ist Qualitätsmanagement mit einem gewissen Aufwand verbunden, doch handelt es sich um eine wertvolle Investition in die Zukunftsfähigkeit der Praxis. Wer auf ein Total Quality Management setzt, kann über den Ausbau von Stärken und die Beseitigung von Schwächen nicht nur die Zufriedenheit der Patienten nachhaltig erhöhen, sondern auch das Arbeitsklima verbessern und den wirtschaftlichen Erfolg sichern. QM Zahnarztpraxis Arbeitsanweisungen, Checklisten, QM Software sowie andere Hilfsmittel stehen zur Verfügung und vereinfachen die Implementierung eines eigenen QMs.
Zahn Kumpan, Ihre Digitalisierungsagentur für Zahnärzte, unterstützt Sie gerne bei der Erstellung und Weiterentwicklung eines auf Ihre Zahnarztpraxis zugeschnittenen Qualitätsmanagements. Wir helfen Ihnen, Ihre Potenziale zu erkennen und zu nutzen – für eine nachhaltige und langfristige Marktpositionierung.
Sie interessieren sich für die Digitalisierung von Prozessen und effizienteres Arbeiten in der Zahnarztpraxis? Lesen Sie gern unseren Beitrag Digitale Zahnarztpraxis – gemeinsam ins 21. Jahrhundert.
Häufige Fragen beim Qualitätsmanagement Zahnarztpraxis
Ein Qualitätsmanagementhandbuch ist ein Dokument, das Richtlinien für die Maßnahmen enthält, die das Unternehmen ergreifen muss, um Qualitätsanforderungen zu erfüllen.
Ein Qualitätsmanagement-Handbuch sollte alle relevanten Informationen zum Qualitätsmanagement-System eines Unternehmens enthalten. Dazu gehören unter anderem:
– Eine Einführung in das Qualitätsmanagement-System
– Eine Übersicht über die Qualitätsmanagement-Tools und -Techniken
– Eine Beschreibung der Qualitätskontroll- und -überwachungsprozesse
– Eine Anleitung zur Durchführung von Qualitätsverbesserungsmaßnahmen
– Eine Beschreibung der Verantwortlichkeiten und verantwortlichen im Qualitätsmanagement- System
– Die qualitätsbezogenen Ziele und Richtlinien des Unternehmens
– Die Rolle aller im Unternehmen in Bezug auf Qualität
Kämpfen Sie mit einer Checkliste? Es gibt Verantwortliche, aber niemand hält sich daran? Wahrscheinlich fehlt der große Überblick. Sie erhalten es so: Erstellen Sie eine Liste aller (und ich meine wirklich alle) Aktivitäten in Ihrer Praxis. Auch scheinbar unwichtige wie der abendliche Abwasch. Die Liste könnte so aussehen.
Brainstormen Sie entweder in einer Teambesprechung oder legen Sie die Liste eine Woche lang in den Pausenraum mit einer Notiz, in der alle aufgefordert werden, beizutragen, was ihnen einfällt. Dazu gehören Dinge wie Qualitätskontrollen, Wartungen, Routinekontrollen im Sterilbereich, Rückrufe und die Reinigung der Toiletten. Alles. Doppelte Einträge sind erlaubt.
Es sollte ein klares und verständliches Format haben, damit es von allen Mitarbeitern leicht zu lesen und zu verstehen ist.
Mit einer Checkliste wird vieles einfacher.
| Aufgaben | Zuständigkeit/ Vertretung | Täglich | Wöchentlich | Monatlich |
Zimmer 3 (auffüllen, reinigen etc.) | x | |||
Checkup Patiententoilette | xxx | |||
| Seal-Check | x | |||
| Wash-Check | x | |||
CEREC reinigen | x | |||
Keramikblöcke Zahntechnik | x | |||
Recall Patienten | x | |||
Datensicherung prüfen | x | |||
| … |
Checklisten können Ihnen in diesen Bereichen helfen:
– Effizienzsteigerung: (Teil-)Prozesse vereinfachen und beschleunigen, unnötige und redundante Arbeiten vermeiden, Ist- und Soll-Zustände strukturiert ermitteln, Prüfaufwand minimieren, Mitarbeiter mental entlasten
– Qualitätssicherung: Erkennen und Vermeiden von Fehlerquellen und Mängeln, Nachweisführung für die interne und externe Qualitätssicherung, Unterstützung des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses
– Compliance: Unterstützung bei der Einhaltung interner und externer Anforderungen, Vermeidung von Sanktionen u
Quellenverweis:
Titelbild – andrea-piacquadio-3791242 © Pexels
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